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文件管理制度


​文件管理制度​是建立QS认证和文件制度
1目的和范围     为使本厂的质量管理文件能得到有效的控制,确保各使用部门及岗位能及时得到文件的有效版本。本制度适用于本厂质量

管理文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收、归档、销毁和管理。
2职责
2.1 本厂总经理负责文件的审批。
2.3 质量负责人组织对质量管理体系文件的编制,并负责质量管理体系文件的审核。                                              
2.4 各部门主管负责编写相关质量活动的文件。           
2.5 行政部文控员负责质量管理文件的发放、更改、回收、归档及销毁的管理工作,并负责外来往文件的收发、处理及归档工作。
3程序
3.1 质量管理体系文件包括:
A. 质量管理文件
B. 质量技术文件:生产工艺流程、工序作业指导书、生产及检测设备操作规程;原材料、半成品及成品检验标准;
C. 外来文件,包括:产品执行标准、原材料执行标准,生产设备图纸及使用说明资料,客户对产品技术指标及包装等特殊要求文件等。
D. 相关质量记录。
3.2 文件的编号: 
3.2.1 外来文件的编号依旧按其自身的编号进行。 
3.2.2 本厂文件的编号方法如下:

          □□ /□□ — □□— □/□
3.3 文件的编制:
3.3.1 质量管理文件由本程序第2条规定的部门(或人员)组织编制。
3.3.2 文件编制负责人应订出该文件编制方案,包括题目、格式、文件条目,各条目内容提要等。
3.3.3 文件编制应以正确、全面,清晰、简短为原则,以保证文件的正确性和可操作性。
3.4 文件审批:
3.4.1 质量管理体系文件由本程序第2条中规定的人员进行审批。
3.4.2 文件审批工作应以该文件的上层文件或有关国家标准、法令为依据,文件审批人认为有必要时,可组织有关人员评审,保证体系文件

的适宜性。
3.4.3 所有文件审批负责人应在其审核的文件原稿上签名确认。          
3.5 文件的发放与回收:
3.5.1 行政部保存质量管理体系文件的原件。文件发布后,文控员负责在受控文件的首页盖红色“受控文件”印章,并登记在《文件发放、

回收、销毁记录》上。除行政部保存的文件原件外,未加盖红色“受控文件”印章或加盖印章的复印文件,均为非受控文件。
3.5.2 当需要时,若有顾客等外部单位要求参考本厂相关文件时,经质量负责人同意后加盖“文件参考”章以示非受控文件。非受控文件仅

供参考,不作登记、更改、回收控制。
3.5.3 当文件持有人文件遗失时,必须书面向质量负责人申请补发。
3.5.4 对于更改之前的质量管理体系相关文件原件需保存一年,并加盖红色“作废文件”章,其它过期的文件可销毁。
3.5.5 行政部应按《受控文件一览表》规定的范围发放。发放到各部门的文件由文控员负责在文件上标注分发号: 
      01——总经理/质量负责人; 02——品管部;       03——行政部;   
04——生产部;            05——业务部;       
3.6 文件的修改、作废、补发:
3.6.1 文件更改提出部门(或人员)应将文件需更改的部分交原文件编制部门,应说明更改原因、内容,然后由原文件编制部门进行更改,

对重要更改(如技术文件)还应附有充分的证据。
3.6.2 修改后的文件按原审批程序审批发布。
3.6.3 当文件需要小的修改时,每修改一次,则修订版次升一级,当文件经多次更改(修改状态从0到5时)或文件需进行大幅度修改时应进

行换版,同时作废旧版。
3.7 外来文件:
对于国家政策、法规、文件、国家标准或其它标准,需要控制其使用时,受控使用的文件应在文件首页加盖“受控文件”章。 外来文件统一

登记于《外来文件一览表》中,由行政部按受控文件要求统一进行管理。
4相关记录 
4.1 《受控文件一览表》;
4.2 
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